Протокольно-организационная служба

Руководитель
Лемешева Анастасия

Лемешева Анастасия

Должность:
Руководитель

Протокольно-организационная служба является структурным подразделением СПбПУ, отвечающим за протокольное и организационное обеспечение мероприятий с участием руководства СПбПУ, а также иных мероприятий по поручению руководства СПбПУ.

Целью Протокольно-организационной службы является обеспечение средствами и нормами делового протокола, имиджа и корпоративных правил СПбПУ, контактов с партнерами, представительных визитов и мероприятий с участием руководства СПбПУ. 

В рамках обеспечения и соблюдения всех необходимых норм делового протокола при проведении мероприятий Служба осуществляет следующие виды деятельности:

  1. протокольное сопровождение визитов и приемов делегаций в СПбПУ с участием руководства СПбПУ; 
  2. подготовка проектов документов и соответствующих распоряжений по протокольному обеспечению визитов и приемов/подготовка информационно-аналитических материалов для участия руководства ФГАОУ ВО «СПбПУ»;
  3. подготовка участия руководства и работников ФГАОУ ВО «СПбПУ» в крупных международных мероприятиях на территории Российской Федерации и за рубежом (составление плана встреч и переговоров руководства СПбПУ);
  4. организация участия СПбПУ в выставках, форумах, конгрессах, конференциях и др.;
  5. осуществление координации деятельности служб университета в рамках протокольных, конгрессно-выставочных мероприятий, анализ ее эффективности, принятие решений по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов;
  6. осуществление подготовки и издания приказов, регламентирующих проведение протокольных, конгрессно-выставочных мероприятий;
  7. консультирование участников по организационным вопросам конгрессно-выставочных мероприятий на всех этапах их реализации;
  8. подготовка печатных материалов мероприятий, включая участие в разработке дизайна и сохранении фирменного стиля печатной продукции;
  9. разработка документации по проводимым мероприятиям: подготовка информационных писем, регистрационных форм, приглашений и других документов;
  10. организация работы персонала на стойке регистрации во время проведения мероприятия;
  11. формирование культурной программы в рамках проведения мероприятий;
  12. организация работ по продвижению Научно-исследовательского корпуса «Технополис Политех» как территории уникальной научно-образовательной технологии подготовки инженерных кадров и инженерных команд в рамках решения актуальных задач промышленности; 
  13. хозяйственное сопровождение мероприятий, проводимых в Научно-исследовательском корпусе «Технополис Политех»;
  14. координация деятельности структурных подразделений Научно-исследовательского корпуса по вопросам рационального и эффективного использования помещений;
  15. запуск и контроль исполнения приказов о перемещении структурных подразделений в Научно-исследовательском корпусе «Технополис Политех» с целью рационального и эффективного использования помещений;
  16. поддержание взаимодействия с другими службами и подразделениями СПбПУ, оказание необходимой помощи по вопросам, входящим в компетенцию Службы.