Интервью с проректором по информационным технологиям в образовании СПбГПУ А.В. Речинским, журнал "CNews", 22 сентября 2010 г
Как построить аналитический центр в вузе: опыт РАМЭК
Мы привыкли слышать о применении BI-систем в ритейле, банках, страховых компаниях. Но проблемы высшего учебного заведения в вопросах сбора и консолидации данных мало чем отличаются от проблем любой крупной организации. Санкт-Петербургский государственный политехнический университет стал одним из пионеров российского образования, который применяет в своей ежедневной работе аналитическую систему. Проект был реализован в сотрудничестве с компанией РАМЭК.
Как и во многих российских вузах, в СПбГПУ существует более десятка информационных систем, каждая из которых отвечает за реализацию определенного участка учебного процесса. Несмотря на то, что эти системы создавались в разное время, на разных технологических платформах, усилиями разных разработчиков, по оценке руководства вуза, они неплохо справляются со своими задачами: идет прием абитуриентов, проводятся сессии, контролируются научные разработки. Но разрозненность учетных систем не позволяла быстро получить полные и достоверные сведения о каждом аспекте работы вуза.
"Наши западные коллеги используют аналитические системы повсеместно – от прогнозирования успеваемости студентов до контроля обновления библиотечного фонда", – рассказывает Александр Речинский, проректор по информационным технологиям в образовании СПбГПУ. "Все пускались в путь за "единой версией правды" одинаково: сначала объединяли данные, сортировали, находили несоответствия, а затем уже на основе чистых данных создавали функциональные аналитические приложения".
Цель – достоверность и доступность
До внедрения аналитической системы подготовкой оперативной отчетности по работе вуза, необходимой как руководству, так и руководителям структурных подразделений учебной части и управления качеством образования, занималось Управление информационных технологий.
Наибольшие сложности в подготовке вызывали нестандартные запросы пользователей. Для выполнения такой заявки ИТ-специалистам приходилось писать уникальные SQL-запросы к нескольким базам данных учетных систем, и подготовка аналитической справки могла занимать до нескольких недель – в зависимости от объема требуемых данных. Результаты пользователи получали в виде файлов MS Excel, поэтому, когда им было необходимо детализировать какие-то данные, в Управление информационных технологий направлялся следующий запрос.
Перед аналитической системой СПбГПУ было поставлено две задачи. Во-первых, консолидировать данные и обеспечить их достоверность. Во-вторых, необходимо было создать такие инструменты доступа к аналитическим данным, чтобы каждый сотрудник вуза вне зависимости от уровня своей технической подготовки мог быстро и оперативно получить доступ к требуемым сведениям.
В конце 2009 года компания РАМЭК в сотрудничестве со специалистами Управления информационных технологий Санкт-Петербургского государственного политехнического университета приступили к реализации проекта создания информационно-аналитической системы.
СПО – гибкость решения и минимизация затрат
СПбГПУ, являясь одним из ведущих российских технических вузов, активно использует программное обеспечение с открытым кодом – как для информационных систем, обеспечивающих учебную деятельность, так и для управления организационными процессами. Поэтому при выборе технологической платформы для реализации проекта рассматривались не только проприетарные решения, но и СПО, среди которых было выбрано решение, которое используется многими зарубежными вузами и исследовательскими центрами – Pentaho BI Suite.
"В пользу открытой платформы говорили два соображения. Во-первых, она дает возможность гибко адаптировать решение. Большое количество готовых библиотек в сочетании с популярной платформой разработки дает нам возможность совершенствовать систему, не привлекая поставщика. Во-вторых, в ходе пилотного проекта мы смогли убедиться в эффективности решения без существенных финансовых затрат, которые были бы неизбежны в случае коммерческих продуктов", – объясняет выбор господин Речинский.
Для реализации проекта в СПбГПУ платформа Pentaho BI Suite была локализована и доработана специалистами интегратора. Для версии, которая разрабатывается силами сообщества, были созданы дополнительные инструменты для проектирования информационных панелей, подготовлена документация по системе.
От пилотного проекта – к результату
Перед пилотным проектом внедрения BI-системы ставились, скорее, исследовательские задачи. На примере нескольких предметных областей нужно было определить общую линию развития решения: создать структуру хранилища данных и описать предметные области в терминах аналитических измерений, определить методику работы с системой, доказать эффективность и удобство решения конечным пользователям.
В качестве предметных областей для пилотного проекта были выбраны несколько наиболее значимых для вуза сфер: кадровый потенциал и подготовка научных кадров высшей квалификации (аспирантура-докторантура, диссертационные советы). Показатели по этим предметным областям являются также ключевыми для расчета рейтинговых позиций вуза, прохождения образовательным учреждением государственной аттестации и считаются залогом высокого качества образования.
Для этих предметных областей была определена структура аналитического хранилища, подготовлены ETL-процедуры для переноса данных из учетных систем в источники, разработаны витрины данных и OLAP-кубы. Решение этих задач выполнялось средствами, входящими в пакет Pentaho BI Suite, что обеспечило заказчику единство аналитической среды.
Функции подготовки отчетности обеспечивает каждого сотрудника, который нуждается в аналитической информации, инструментами самостоятельного создания аналитических отчетов. Для пользователей с разным уровнем технической и аналитической подготовки предлагаются различные инструменты.
Руководству вуза необходимо видеть ключевые показатели деятельности вуза в целом, их динамику, прогнозировать развитие ситуации на ближайший учебный год. Сотрудникам подразделений требовались другие инструменты. Не секрет, что образование является одной из наиболее зарегулированных отраслей, и отчетность, которую предоставляют вузы в вышестоящие инстанции, постоянно меняется. По итогам проекта сотрудники университета получили возможность автоматически формировать как типовые (регламентные) отчеты, так и настраиваемые формы, где пользователь сам может выбрать данные для анализа.
В начале 2010 года СПбГПУ получил статус национального исследовательского университета России. А это значит, что вуз должен подтверждать эффективность образовательной и научно-инновационной деятельности, сохранять динамику развития и кадровый потенциал. Для аналитической системы появились новые задачи и точки применения. Сейчас при поддержке РАМЭК идет подключение в систему новых предметных областей для контроля научно-исследовательских работ и анализа научных публикаций сотрудников вуза.
"Я уверен в том, что на начальных этапах внедрения образовательному учреждению нужна поддержка и опыт сильного партнера, который понимает специфику работы вуза, знает наши процессы. Это залог достижения того результата, который мы планировали. Однако нельзя все время находиться в зависимости от поставщика решения: наши сотрудники перенимали опыт работы с аналитической платформой. В течение следующего года система будет полностью передана на сопровождение Управлению информационных технологий СПбГПУ", – говорит Александр Речинский.
На пути к комплексной автоматизации
Уже в ходе пилотной эксплуатации система подтвердила свою эффективность: были обнаружены пробелы и расхождения в данных из разных источников. Их корректировка позволила существенно повысить достоверность хранимой информации, обеспечив руководство вуза еще одним инструментом для принятия решений.
У специалистов ИТ-службы организации появился новый инструмент оперативной подготовки отчетов по нестандартным запросам, а у пользователей – доступ к общим данным. До внедрения аналитической системы сотрудник каждого подразделения имел доступ только к данным той БД, с которой непосредственно работал.
Оценив преимущества работы с единой информационной базой и получив возможность проанализировать качество имеющихся данных, руководство университета приняло решение о переводе ряда функциональных ИС на новую единую платформу. Как и в случае с аналитической системой, внедрение планируется проводить поэтапно, начав с создания пилотной зоны.